最も簡単な電子取引の保存方法!(2022年1月スタート 電子帳簿保存法改正)

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2022年1月1日から電子帳簿保存法が大きく変わります。

この改正の中でインパクトが大きく、大企業から個人事業主まで全事業者が該当するであろう電子取引の保存方法について、最も簡単な方法をお伝えします。

税務調査時に保存方法をチェックされる可能性が高いので、しっかり対応しましょう!!

電子取引の保存方法の改正

2022年1月1日を境に、電子取引資料の保存方法が以下のように変わります。

〇 2021年12月31日まで → 原則紙で出力して保存

〇 2022年1月1日以降 → 電子保存が義務化!(紙での保存が認められない)

電子取引とは?

電子取引の資料とは、紙以外でもらう請求書・領収書などが該当します。
具体的には以下のような資料です。

〇 メールで送られた請求書 ・領収書
〇 インターネットからダウンロードが必要な請求書・領収書・利用明細など

保存方法は?

以下が最も簡単な保存方法です。

① 「電子取引に関する事務処理規定」を作成・保管する。

 国税庁のHPにサンプルがあります。電子帳簿保存法関係/参考資料(各種規程等のサンプル)

 こちらから「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規定」をダウンロードし、責任者や会社名、施行日(令和4年1月1日)を入力し印刷・保存でOK!

② 請求書等をPDFなどの形式でサーバ等に保存

 メール等で送られた請求書等をサーバに保存します。
 PC内やUSBでも問題ありませんが、バックアップをとりましょう。
 税務調査時にスムーズに出せればOKです。

③ ファイル名を「取引日・相手名称・取引金額」に変更

 上記PDFのファイル名を「 20220131 ㈱サンプル 1,100,000円」など、取引日・相手名称・取引金額がわかるように変更します。(フォルダ名などの活用もあり)

 ※ 保存要件として、上記の検索が可能な運用が求められるため

上記の運用で電子保存の要件を満たします!
実際は細かい規定がありますので、運用前には国税庁のHPや税理士に確認をとりましょう。

上記以外にタイムスタンプクラウドシステムの使用による保存も可能です。
しかしどの運用方法でも「取引日・相手名称・取引金額」を検索可能にしなければなりません。

保存期間は?

紙と同じく原則7年間保存が必要です。

 → ダウンロード期間が短いものは早めにダウンロードを!

電子保存しなかった場合の罰則

電子取引を電子保存しなかった場合、青色申告の取り消しの対象となります。

青色申告とは? → 欠損金の繰越しや、30万円未満の資産の全額償却その他の税制優遇。

なお「違反の程度等を総合勘案の上判断」されるため、よほど悪質でなければ一発で取り消される可能性は低いと思います。

※2022年11月15日追記:国税庁へ問い合わせが多かったため、以下の補足説明が出されました。
国税庁一問一答「取引が正しく記帳され、申告に問題なく、書面等で確認できれば直ちに青色申告が取り消されることはない

じゃあ実質書面保存でも罰則がないのでは?。。。

留意事項

〇 法人税・所得税が対象のため中小企業個人事業主もすべて対象

〇 電子保存できているかの確認は、税務調査時にされる

〇 ファックスは紙扱いなので、そのまま紙保存でOK

〇 紙で受領した請求書・領収書は今まで通り紙での保存が原則

 スキャナによる電子保存も可能ですが、タイムスタンプなど運用要件があります。

〇 従業員の電子取引による立替経費も電子保存

 従業員からメール等(PDFやJPEG)で受領及び保存が必要になります。
 書面出力後の資料をスキャンすることは認められないのでご注意を。

〇 金額の検索は税込み・税抜きどっちでもいい?

  → 帳簿の処理方法に合わせるべきだが、どちらでもOK
    検索しやすいよう、どちらかに統一しましょう。

以上の情報は2021年11月時点の情報に基づいております。
今後新しい情報が公表され、上記の内容が変更される可能性があります。ご了承ください。

大阪の田会計事務所